LEAN MANAGEMENT = ELIMINACJA BŁĘDÓW ORAZ STRAT
„Koncepcja LEAN w każdej firmie jest jak morze, trzeba dobrego kapitana aby efektywnie nawigował działalnością, nawet w czasie sztormu (adekwatnego do „COVID’19”)”
dr Monika Zadłużna
W działalności gospodarczej ważna jest przewaga długoterminowa, na nią z kolei, składa się wypracowanie w krótszym czasie unikalnych kompetencji opartych na know-how, doświadczeniu, innowacyjnych rozwiązaniach. Wiedzą inicjującą wskazane wyróżniki staje się w ostatnich latach koncepcja Lean Management (LM). Geneza zawartego w tej nazwie obszaru wiedzy związana jest z działalnością znanej japońskiej firmy Toyota, a jej System Produkcyjny (Toyota Production System TPS) stanowi zalążek koncepcji Lean.
Lean management określa się, jako szczupłe zarządzanie i jest koncepcją zarządzania przedsiębiorstwem polegającą na dostosowaniu go do obowiązujących warunków rynkowych. Głównym celem Lean jest przyśpieszenie biegu procesów poprzez redukcję marnotrawstwa. Dzięki zarządzaniu z uwzględnieniem zasad lean manufacturing Toyota zwiększyła elastyczność swojej działalności, polepszyła jakość produkowanych wyrobów oferowanych w szybszym od konkurencji czasie. Stało się tak poprzez ciągłe doskonalenie, monitorowanie pracy i usuwanie marnotrawstwa. Doskonalenie
w produkcji z czasem wyszło również poza jej zakres, a mianowicie w zadania back office i takim sposobem powstało szczupłe zarządzanie w biurach (ang. lean office). Szczupłe ulepszanie to eliminacja zbędnych rzeczy, procesów zarówno w pracy biurowej, jak i na produkcji.
Do dnia dzisiejszego zastosowanie LM odnosi się między innymi do procesów: składania zamówień oraz planowania, tworzenia rysunków technicznych, produkcji, obsługi administracyjnej, zatrudnienia pracowników, itp. Wniosek zatem taki, że cykl LM można zastosować do dowolnego rodzaju produkcji, czy też działalności usługowej, produkcyjno-usługowej. Warto jednak zauważyć, iż w dotychczasowych obszarach badawczych z zakresu LM brakuje jeszcze nazwy kilku z sektorów gospodarki, które znacząco wpływają na PKB. Rozszerzenie badań w obszarze Lean Effective Management w spółkach, branżach, dla których dana koncepcja jest nowością i co najważniejsze opublikowanie raportu o skutkach jej zastosowania przyniesie z pewnością niewymierne efekty w ujęciu zarówno mierzalnym, jak
i niemierzalnym. A jak często powtarzam – WARTO BYĆ PIERWSZYM, O KTÓRYM PRZECZYTANO.
Na działalność każdego przedsiębiorstwa składają się procesy (odpowiednik linii nN), pomysły, procedury rozwiązania pojawiających się problemów w trakcie tych procesów (linie SN), a także pracownicy i partnerzy (linie WN). Zastosowanie LM, ograniczenie marnotrawstwa na wyróżnionych poziomach kształtuje obszary doskonalenia w zakresie m.in: redukcji defektów, redukcji cykli, redukcji kosztów, redukcji zapasów, ale i jednoczesne zmniejszenie ich braków, doskonalenia usług, zmniejszenia liczby awarii, skrócenie czasu usuwania awarii, redukcji nakładów czasu pracy, redukcji zatrudnienia, zmniejszenia absencji, poprawy zdolności, poprawy niezawodności systemów, poprawy satysfakcji klientów, itp. To wszystko przyczynia się do zwiększenia efektywności zachodzących w firmie procesów w tym głównie uczenia się na błędach, a dalej eliminacji strat poprzez stosowanie wyłącznie niezawodnej i sprawdzonej technologii.
W każdym przedsiębiorstwie to, co warunkuje jego rozwój oraz jego przewagę konkurencyjną, to inwestycje w ludzi, jako jego napędową energię. Filozofia myślenia długookresowego jaką niesie ze sobą zastosowanie zasad LM kształtuje kulturę organizacyjną bazującą na szacunku oraz zaufaniu w odniesieniu zarówno do podmiotu pracownika, jak i klienta. To pracownicy kreują ciekawe pomysły, procedury rozwiązań problemów, a poprzez to tworzone są efektywne procesy.
Rysunek 1 Składowe efektywnego zarządzania ze wskazaniem na ograniczenie marnotrawstwa
Źródło: Grafika autorstwa M. Bartkowiak
Biorąc pod uwagę dowolny kierunek rozwoju przedsiębiorstwa oraz jego długoterminową strategię wprowadzenie zasad LM przysłuży się wzrostowi wartości przedsiębiorstw. Na wzrost ten składać się będą wartości wyrażone w jednostkach pieniężnych: m.in. wzrost zysku, w przypadku spółek notowanych na giełdzie wzrost wartości akcji, udziałów, a także wyrażone wartością niewymierną – jakościową: ludzie (pracownicy, klienci), pozycja na rynku, wizja, strategia, rozwój.
Rozpatrując wyzwania polskiej gospodarki, zwłaszcza teraz w czasie (miejmy nadzieję, iż w końcowej fazie) COVID-19,
w przedsiębiorstwach należy szukać nowych rozwiązań na wyjście z kryzysu. A w firmach, które wyszły z tego trudnego czasu obronną ręką, mimo wszystko szukać rozwiązań problemów, które i tak zaistniały w trakcie COVID’owej działalności. Ważne jest w tym przypadku wykorzystanie tajników wiedzy.
Zdaniem autorki korzystnymi w zastosowaniu metodami w obszarze lean manufacturing : TPM, VSM, 5Xwhy oraz standaryzacja pracy. Z kolei w obszarze lean office we wszystkich jednostkach biznesowych dowolnych branż racjonalne zastosowanie znajdą analizy: 5S, VSM oraz diagram Ishikavy.
Tabela 1. Metody Lean Management
Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów ze studiów podyplomowych Lean Six Sigma Black Belt Politechniki Gdańskiej.
Wskazane metody dają możliwość prowadzenia badań, ekstrapolacji oraz sprawnej organizacji pracy, w tym weryfikacji metod pracy o małej powtarzalności, analizę oraz ocenę czasu realizacji zadań czasochłonnych, dokładnej i szybkiej kalkulacji czasu wykonywania planowanych prac, czy utrzymania ruchu, zarządzania ograniczeniami, czy też wprowadzenie wskaźników efektywności kluczowych procesów.
Warto dodać, że szczupłe zarządzanie korzystnie rozpocząć od komórek back Office, bowiem w biurze, salonie obsługi klienta najczęściej klient wchodzi w interakcję z przedsiębiorstwem. Wiele procesów jest bardzo rozbudowanych formalnie, a klient nie lubi czekać. Jego wybór ukierunkowany zostanie na podmiot współpracy, który sfinalizuje cały proces z tym związany jakościowo i czasowo sprawnie, czyli bez zbędnych formalności i marnotrawstwa jego czasu przeliczanego na pieniądz. Konieczne w tym przypadku jest zastosowanie zasad szczupłego Lean.
Podsumowując, koncepcja Lean jako innowacyjne rozwiązanie stanowiące o rozwoju firmy i w dłuższym okresie odniesie sukces w postaci wzrostu wartości przedsiębiorstw mając na uwadze zarówno wynik finansowy, jak i reputację na arenie krajowej oraz międzynarodowej.
Przybudówka – LEAN, wyjdzie Państwa / Twojej firmie na korzyść, zwłaszcza w obecnym COVID – zamieszaniu.
„Jestem przekonany, że życie to 10% tego, co mi się przydarza, a 90% tego, jak na to reaguję”
Charles R. Swindoll,
Zapraszam do współpracy.
Stwórzmy Kodeks LEM Twojej firmy oraz szerzmy informację o tym w krajowych oraz zagranicznych publikacjach.
Bibliografia:
Celmerowski Z., Materiał dydaktyczny studiów Lean Six Sigma, Politechnika Gdańska, Gdańsk 2020.
Czyż-Gwiazda E., Koncepcja Lean Management w zarządzaniu organizacją, UE w Katowicach, Zeszyt Naukowy nr 233, Katowice 2015.
Zadłużna M., praca doktorska pt. „Rola kapitału intelektualnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem sektora energetycznego”, Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, Poznań, 2016.
Introduction to Lean Office, Montana State University, Montana 2009.